عندما يرغب السكرتير في الاتصال بشخص آخر، يقوم باتباع الخطوات التالية:
يقوم بالاستعداد والتحضير للاتصال، مثل جمع المعلومات اللازمة والوثائق المطلوبة لحل المشكلة أو مواصلة النقاش.
يقوم باتباع الإجراءات الرسمية والبروتوكولية للاتصال، مثل تحديد موعد مناسب، وإعداد قائمة بالنقاط التي يجب مناقشتها خلال المكالمة، وتحديد الأهداف والغرض من الاتصال.
يتأكد من وجوده في مكان هادئ ومناسب لاتمام المكالمة دون تشتت، ويكون مستعدًا للاستماع بانتباه والتعبير عن نفسه بوضوح ودقة خلال المحادثة.